Neste artigo, apresentamos-lhe alguns métodos a que várias empresas têm aderido e que poderá aplicar ao seu negócio, com vista a inspirar os seus trabalhadores a melhorarem as respetivas competências e capacidades de organização, simultaneamente contribuindo para o bem-estar dos mesmos e para o bom funcionamento do seu negócio.
7 medidas organizacionais a implementar na sua empresa
1. Fomente um ambiente de trabalho estruturado
Uma das primeiras decisões a tomar para incentivar os seus colaboradores a manterem a organização no local de trabalho prende-se com a criação de um ambiente que promova hábitos de estruturação e planeamento, algo que poderá alcançar através da oferta de agendas personalizadas.
Estas ajudam os seus colaboradores a gerir eficazmente o seu horário, podendo manter-se constantemente a par de prazos e, como tal, organizar as suas tarefas por ordem de prioridade.
A oferta de agendas personalizadas aos seus colaboradores não só contribui para a gestão do tempo de cada um, como também faz as vezes de um lembrete que sublinha o compromisso da sua empresa para com o sucesso profissional de todos.
Nesse sentido, recomendamos que consulte um catálogo de agendas personalizadas para empresas e que, de entre as várias opções disponíveis, selecione aquelas que melhor se identificarem não só com a imagem de marca do seu negócio, mas, sobretudo, com cada um dos seus colaboradores, para que estes se sintam devidamente valorizados.
2. Defina expetativas e objetivos claros
Para motivar os seus colaboradores a serem mais organizados, é crucial definir expetativas e objetivos claros, uma vez que, quando um trabalhador sabe o que é esperado da sua parte, este consegue planear e executar as suas tarefas de um modo muito mais eficiente.
Para tal, recorra ao método SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound), ou seja, defina os objetivos dos seus colaboradores por critérios de especificidade, mensurabilidade, concretização, relevância e prazo.
Esta abordagem tem uma valência dupla, sendo que promove a organização e aumenta o nível de produtividade, criando linhas de orientação que os seus colaboradores poderão acompanhar.
3. Transmita feedback e reconheça o esforço dos seus colaboradores
A transmissão regular de feedback constitui uma poderosa ferramenta para incentivar os seus colaboradores a manterem hábitos organizacionais.
Ao fazerem críticas construtivas, os líderes de equipa (ou os administradores) ajudam cada um dos seus trabalhadores a identificar áreas em que necessitem de melhorar as suas capacidades de organização.
Além do mais, o reconhecimento e a recompensa de colaboradores que demonstram fortes competências organizacionais contribuem para motivar os demais a enveredar pelo mesmo caminho.
Este reconhecimento não tem de ser necessariamente pecuniário – emitir uma opinião positiva é quanto baste para aumentar substancialmente o moral dos trabalhadores, incentivando-os a dar continuidade a boas práticas de estruturação e organização.
4. Aproveite as vantagens da tecnologia e da automatização
Em plena era digital, a tecnologia desempenha um papel preponderante no que diz respeito a manter a organização; como tal, incentive os seus colaboradores a utilizar ferramentas digitais e outras aplicações concebidas para aumentar os níveis de produtividade.
Programas como gestores de tarefas e plataformas de armazenamento digital e comunicação têm a capacidade de simplificar processos e reduzir os níveis de burocracia que tendem a deter a organização.
A automatização de tarefas repetitivas é uma estratégia igualmente eficaz, considerando que confere mais tempo aos seus colaboradores para que estes se foquem no essencial, melhorando os respetivos níveis de eficiência e organização.
5. Proporcione um local de trabalho arrumado
Um local de trabalho desarrumado está intrinsecamente ligado a uma mente desarrumada, razão pela qual é essencial manter um ambiente de arrumação, contribuindo, assim, para o sucesso organizacional.
Incentive os seus colaboradores a organizar regularmente os respetivos espaços de trabalho físicos e digitais, ou seja, a arrumar as suas secretárias, a colocar documentos importantes nas pastas adequadas e a eliminar atalhos desnecessários dos ambientes de trabalho dos seus computadores.
Um espaço de trabalho limpo e organizado contribui para o aumento da produtividade e, inversamente, para a redução do stress.
6. Prepare ações de formação em organização
A oferta de ações de formação com especial enfoque em competências organizacionais e de gestão de tempo pode revelar-se particularmente benéfica.
Estas sessões poderão cobrir tópicos como priorização de tarefas, comunicação eficaz e utilização de ferramentas organizacionais.
Ao investir no desenvolvimento dos seus colaboradores, estará a muni-los das competências de que necessitam para gerir a sua carga de trabalho com a devida eficiência, algo que, por sua vez, se torna vantajoso para toda a empresa.
7. Promova uma cultura de flexibilidade e autonomia
Por último, crie uma cultura corporativa que valorize significativamente a flexibilidade e a autonomia; quando um colaborador sabe que tem a confiança do seu líder de equipa para gerir as respetivas tarefas, verifica-se uma tendência para desenvolver sistemas organizacionais próprios.
Esta autonomia atribui um sentido de responsabilidade que se torna crucial para a organização aos níveis pessoal e profissional.
Ao implementar estas estratégias, a sua empresa estará a criar um ambiente de trabalho em que se verifica um incentivo à organização, parte integrante da cultura corporativa.
Os benefícios de uma mão de obra organizada são claros: mais produtividade, menos stress e um ambiente de trabalho mais harmonioso.
Para prestar mais apoio neste sentido aos seus colaboradores, aceda a um catálogo de agendas personalizadas para empresas e ofereça um brinde que os valorize e que incuta um sentido de organização na sua equipa.
